Un resumen de lo más importante del IVA en servicios profesionales

El 1 de julio entró a regir el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Para los que brindamos servicios profesionales esto implica, entre otras cosas, hacer dos procesos nuevos a los que no estamos acostumbrados: determinar si la factura debe o no incluir IVA y con cuál porcentaje; y además presentar durante los primeros 15 días naturales del mes la Declaración Jurada, aunque no hayamos facturado nada durante ese mes.

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Varias personas me han preguntado si conozco de “algún resumen del IVA”; como no encontré ninguno, decidí escribir este artículo en el que resumo aspectos que considero relevantes para un proveedor de servicios profesionales.

Aclaro que no soy contadora y que mi único vínculo con el Ministerio de Hacienda es que soy contribuyente.

Si alguno de ustedes recién está informándose sobre el IVA, les recomiendo leer primero mi artículo sobre el IVA en servicios profesionales, que escribí hace unos meses. Ahí me enfoco en explicar con ejemplos claros qué es el IVA y cómo funciona. En este artículo doy por hecho que ya saben qué es el IVA.

Este resumen se basa en la Ley del Impuesto al Valor Agregado, en el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado y en las notas que tomé durante la presentación que realizó Marco Vargas, en la capacitación de IVA en servicios profesionales que organizamos Enrique Rivas y yo.

Proceso de facturación y declaración del IVA

Recordemos que el IVA implica que a nuestras cuentas va ingresar dinero que no es nuestro, somos recaudadores y ese dinero que cobramos por concepto de IVA debemos transferirlo al Ministerio de Hacienda.

Lo que paguemos de IVA será la diferencia entre el IVA recaudado (lo que cobramos a nuestros clientes) y el IVA pagado (lo que pagamos por concepto de gastos). Habrá meses en los que cobramos más IVA del que pagamos y esa diferencia será la que le pagaremos al Ministerio de Hacienda. Sin embargo, habrá meses en los que pagamos más IVA del que recaudamos, en este último caso se va generar un crédito de IVA a su favor para los próximos meses.

Clientes fuera de Costa Rica no pagan IVA

Lo primero que se debe tener claro es que en Costa Rica el IVA tiene principio de destino, es decir sólo se cobrará IVA cuando la persona o empresa que recibe el servicio (el cliente) está en Costa Rica. Esto quiere decir que si sus clientes están fuera de Costa Rica, sus facturas no deben incluir IVA, pero también implica que si usted adquiere un servicio de una empresa fuera del país, esa factura debe incluir IVA, porque su empresa que está en Costa Rica es la que recibe el servicio.

No todo es 13%: identifique con cuáles tarifas de IVA debe facturar

Según los tipos de servicios que brinde una empresa, puede ser que tenga que facturar con diferentes tarifas de IVA. Por lo tanto es importante tener claro, cuáles servicios brinda y ubicar las tarifas que corresponden a cada uno de esos servicios. Les pongo como ejemplo mi caso: Historiería brinda dos servicios: creación de contenido usando storytelling y capacitaciones para aprender a usar storytelling. Por el servicio de creación de contenido debo cobrar un 13% de IVA, sin embargo por el servicio de capacitaciones debo cobrar un 2% (tarifa por transmisión de conocimiento informal).

Otro ejemplo es el caso de un dentista, según establece la Ley las consultas médicas estarán gravadas con un 4%, mientras las consultas estéticas con un 13%. Esto quiere decir que por “calzar” una muela (procedimiento médico) el dentista debe facturar con 4% de IVA, mientras que por un blanqueamiento dental (procedimiento estético) debe facturar con 13%.

Consulten con su contador o asesor financiero cuáles son las tarifas de IVA con las que deben cobrar según los servicios que brinden.

Clasificar a los clientes según cobro de IVA

No todas las empresas pagan IVA. Las empresas que estén dentro del Régimen de Zona Franca están exentas del pago de IVA, es decir si alguno de sus clientes es una empresa de Zona Franca no debe cobrarle IVA. 

También es importante identificar si dentro de sus clientes hay entidades exentas como la Cruz Roja Costarricense o el Benemérito Cuerpo de Bomberos de Costa Rica, estas entidades están exentas del pago de IVA, en bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de sus funciones. 

Esto es importante tenerlo claro, porque por ejemplo si su empresa brinda servicios de seguridad para monitoreo, esta factura no debe llevar IVA, pues es un servicio necesario para que la Cruz Roja cumpla sus funciones; pero si su empresa fue contratada para organizar la fiesta de empleados de fin de año, este servicio no es necesario para el cumplimiento de las funciones, por lo tanto ésta factura sí debe cobrar IVA.

La lista completa de exenciones está en el Artículo 11, Capítulo lV Exenciones y no sujeciones del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.

¿Cuándo se presenta la Declaración Jurada?

La Declaración Jurada de IVA se presenta a más tardar el decimoquinto día natural del mes siguiente al que se refiere la declaración. Los días naturales se cuentan independiente de que sean feriados o fines de semana.

El IVA entró a regir el 1 de julio, esto quiere decir que la primera Declaración Jurada de IVA se debe presentar entre el 1 y 15 de agosto y debe incluir las ventas y gastos realizados entre el 1 y el 31 de julio.

La Declaración Jurada se presenta desde el portal de la Administración Tributaria Virtual (ATV) y se debe presentar todos los meses, aunque no haya facturado nada. Si en ese mes no facturó nada, en la Declaración indique cero ventas y cero IVA cobrado; en la sección de gastos puede incluir los gastos e IVA pagado en ese mes. Este IVA que ya pagó se convertirá en un crédito de IVA a su favor para el próximo mes.

Si su negocio tiene sucursales, sólo debe presentar una Declaración donde indique la totalidad de las ventas e IVA cobrado y pagado de todas las sucursales juntas.

Para completar la Declaración Jurada, es necesario que tenga a mano cuánto facturó en el mes, cuánto corresponde a IVA, cuáles fueron sus gastos y cuánto pago de IVA.

Si usted factura en dólares tome en cuenta que debe facturar al tipo de cambio de compra del Banco Central de Costa Rica (BCCR) y en la Declaración Jurada de IVA se debe registrar en colones al tipo de cambio de venta del BCCR.

Todos los detalles de declaración y pago de IVA están en la Sección lV, Capítulo Vlll Determinación, Declaración y Pago del Impuesto, del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.

¿Tengo o no tengo que pagar IVA por concepto de alquiler de local?

Las empresas inscritas como Pyme en el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC) y cuyo monto por concepto de alquiler no supere 1.5 salario base (669.300 colones) están exentas de pagar IVA por arrendamiento comercial.

¿Qué va pasar con los servicios digitales?

Eventualmente tendremos que pagar IVA por servicios digitales como pauta en Facebook, servicios de Google, respaldo en línea, etc. El Ministerio de Hacienda aún no publica la lista de servicios digitales por los cuáles debemos pagar IVA, por lo tanto hasta no tener la lista, no pagaremos IVA por esos servicios. Tome en cuenta que estas facturas no van a traer IVA, nosotros tendremos que generar un documento llamado Factura Compra donde indicamos cuál es el IVA que corresponde a esa factura.

Esto es lo que indica el Capítulo Vlll Determinación, Declaración y Pago del Impuesto, del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado:

(...) cuando el prestador del servicio o proveedor del bien intangible sea un no domiciliado en el territorio nacional y no se realice ni la repercusión o bien la percepción del impuesto, según lo establecido en el artículo 49 del presente Reglamento, en cuyo caso aplicará la inversión del sujeto pasivo, debiendo el contribuyente emitir el comprobante electrónico y autorepercutir el impuesto correspondiente incluyendo el mismo como un débito en la declaración del Impuesto sobre el Valor Agregado por la compra realizada, pudiendo utilizarlo como crédito, cuando así corresponda. Para la aplicación de la inversión del sujeto pasivo, el contribuyente debe mantener el comprobante original emitido por el proveedor de quien adquiere el servicio o bien intangible como respaldo de la operación

Implicaciones del IVA en el negocio

Flujo de caja

Esto es lo que más me preocupa. Muchos de los que damos servicios profesionales emitimos una factura como parte del proceso de cobro, es decir hacemos la factura, la enviamos al cliente y a partir de ahí pueden pasar 1, 2, 3, ó 4 semanas hasta que llega el pago.

Nosotros le damos prórroga al cliente para que nos pague, pero el IVA no tiene márgenes ni prórrogas. Esto quiere decir que si emitimos una factura el 20 de julio, ese IVA cobrado al cliente tenemos que pagarlo, entre el 1 y el 15 de agosto, aunque el cliente no nos haya pagado todavía.

El IVA va impactar nuestro flujo de caja, tenemos que tener presupuestado que vamos a tener que pagar el IVA del cliente antes de que el cliente nos pague. Durante la capacitación Marco Vargas recomendó negociar con nuestros clientes y cobrarles como mínimo el IVA al momento de hacer la factura. 

Reducir su margen para retener clientes

La frase más común es “el IVA lo paga el cliente”. Sí es cierto, pero podemos ser estratégicos con esto. Analice si usted está en un sector con mucha competencia o muy sensible a las variaciones de precio y a partir de ahí determine qué le conviene más: mantener su precio + IVA ó bajar su margen para absorber un porcentaje de IVA. 

Recuerden que ante nuestro cliente, el IVA implica un aumento de precios, tendrán que pagar más por el mismo servicio y esto puede ser un detonante para replantearse si necesitan el servicio o si hay un proveedor con un precio más bajo.

Por ejemplo, si su empresa es una agencia que brinda servicios de community manager, este es un sector con mucha competencia y con tarifas entre rangos aproximados entre competidores. Supongamos que la tarifa promedio por este servicio es de $500 por mes, si una empresa decide cobrar $500 + 13% de IVA y otra empresa decide cobrar $500 incluido el IVA, ¿cuál empresa creen que retendrá a sus clientes con más facilidad?

A esto me refiero con ser estratégicos y analizar: si sus servicios agregan suficiente valor de manera que pueda mantener su precio y sumarle el IVA o si el agregarle el IVA a la tarifa puede hacer que sus clientes coticen con otros proveedores.

¿Qué hacer? Revisen sus márgenes y sus propuestas de valor.

Consejos finales

Categorizar clientes: haga una lista de sus clientes y clasifíquelos como exentos y no exentos, esto le va ayudar a identificar cuáles facturas deben incluir IVA y cuáles no.

Tenga un excel con el detalle de ventas y gastos por mes: cada vez que emita una factura o genere un gasto que incluye IVA regístrelo en un excel indicando la tarifa de IVA, así cuando llegue el momento de hacer la Declaración Jurada podrá tener más claridad sobre cuánto debe declarar.

No suponga que sus clientes saben que las facturas ahora incluyen IVA: avise a sus clientes con anticipación si hay algún cambio en la facturación debido al IVA.

No podemos alegar desconocimiento del IVA

Recuerden que es nuestro deber conocer las leyes y el IVA se rige por la ley N° 9635 de Fortalecimiento de las finanzas públicas, por lo tanto no podemos alegar desconocimiento de la ley. Aquí les dejo la Ley y el Reglamento para que lo consulten.

Además si está pensando hacer las declaraciones usted mismo, me encontré este artículo que El Financiero elaboró en conjunto con el Ministerio de Hacienda donde viene el paso a paso para presentar la declaración, creo que es una buena referencia de consulta para cuando sea el momento de presentar la Declaración Jurada.

Dato curioso: La tarifa de IVA en Costa Rica es una de las más bajas de la región, según nos explicó Daniel Suchar, durante la capacitación del IVA en servicios profesionales, en Europa la tarifa de IVA es de 19% y en otros países de Centroamérica es de 15%. 

Si tienen dudas o comentarios sobre el IVA me pueden escribir a hablemos@historieria.com. No soy contadora pero he leído bastante sobre IVA y si los puedo guiar con algo, lo haré con gusto.

Si tienen dudas o comentarios sobre el IVA me pueden escribir a hablemos@historieria.com. No soy contadora pero he leído bastante sobre IVA y si los puedo guiar con algo, lo haré con gusto.

Este artículo, así como los artículos, “El IVA en servicios profesionales” y “Un resumen de lo más importante del IVA” fueron redactados usando nuestras estrategias de storytelling para blogs.