Trámites para cerrar una empresa en Costa Rica

Estos son los trámites que se deben realizar para cerrar una empresa en Costa Rica. Decidí escribirlos porque hace poco pasé por esta experiencia y cuando busqué en internet no encontré información centralizada.

Con este post no pretendo ser negativa, ni pesimista. Sino más bien realista. Yo sé que no es un tema agradable ni motivador, pero lo cierto es que esto pasa y si va cerrar el negocio que el proceso sea rápido y lo menos doloroso posible, ¿cierto?

Antes de entrar en materia sobre los trámites a realizar para cerrar una empresa en Costa Rica, unas palabras de aliento:

No deje que el miedo lo paralice, no se desanime, de todo se aprende y yo sé que de esta experiencia se lleva casi un manual de lo que no hay que hacer, así que aprovéchelo para su próximo negocio. Porque créame habrá un próximo.

Mi lista de pendientes en el proceso de cerrar la empresa.

Mi lista de pendientes en el proceso de cerrar la empresa.

Ahora sí, entramos en materia. Primero que todo debo dejar claro que este artículo está redactado según mi experiencia durante el proceso de cierre de nuestro negocio y pretende ser una guía.

Los requisitos de cierre varían según la empresa, por lo que cada compañía es responsable de averiguar los requisitos correspondientes para el cierre de sus operaciones.

Pueden haber procesos que yo no escribí porque no se requerían para el cierre de este negocio, pero que sí sean necesarios para el suyo.

Nuevamente, este artículo es una guía para que tengan una idea de los trámites básicos a realizar.

Estos son los trámites a realizar para cerrar una empresa en Costa Rica

Estamos hablando de salir correcta y formalmente de las entidades. Con esto me refiero a Ministerio de Hacienda, Caja Costarricense de Seguro Social e Instituto Nacional de Seguros y así evitar posibles malentendidos que puedan provocar multas.

Lo ideal es que todo el proceso inicie un mes antes de la fecha prevista para el cierre. Así que el primer consejo es que defina una fecha. Eso le va ayudar a ir acomodando todos los trámites en orden de importancia.

También es importante que consulte con su abogado y contador. Apóyese en sus aliados legales y financiero-contable para hacer el proceso ordenado y ágil.

Caja Costarricense de Seguro Social

Si buscan en la página web de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) no van a encontrar nada que diga cierre o desinscripción de patrono, estos es porque ese trámite se llama inactivación de planillas. Al solicitar este proceso la CCSS sabrá que ya la empresa no tiene empleados laborando.

Si no realiza el proceso de inactivación, la CCSS pensará que la empresa aún opera y tiene empleados, por lo que deberá presentar planilla todos los meses, aún cuando ya la empresa haya cerrado y no tenga empleados.

Antes de pasar al estado inactivación es importante que liquide a sus empleados, de acuerdo a lo que establece la ley en términos de cesantía, vacaciones y aguinaldo; y les entregué carta de despido.

También es importante que durante el último mes laboral los excluya de la planilla de la CCSS. La exclusión se hace en el momento de presentar la planilla del último mes laboral, haciendo clic en otros movimientos, luego exclusión, ahí es necesario digitar la fecha de salida de cada colaborador, el salario del último mes laborado y en observaciones indicar el motivo de salida (en este caso cierre de empresa).

El proceso para “desinscribir un patrono” se llama inactivaciòn de planillas, los requisitos están disponibles en el sitio www.ccss.sa.cr

El proceso para “desinscribir un patrono” se llama inactivaciòn de planillas, los requisitos están disponibles en el sitio www.ccss.sa.cr

Una vez realizados estos pasos, puede iniciar con el trámite de inactivación de planillas, siguiendo estos pasos:

Pasos para inactivar patrono

Solicitar formulario. Para realizar la inactivación patronal, debe enviar el formulario de solicitud debidamente lleno y firmado por el representante legal, o bien, una persona autorizada mediante un documento que lo haga constar.

Puede solicitar el formulario al correo ayudapat@ccss.sa.cr o descargarlo en la sección de trámites de la página web.

Enviar correo electrónico. Una vez que tenga el formulario completo deberá escanearlo o tomarle una foto y enviarlo al Departamento de Ayuda Patronal de SICERE (es lo mismo que la CCSS) a la dirección ayudapat@ccss.sa.cr e indicar que la empresa cerró y que adjuntan formulario de inactivación completo.

La CCSS le asignará un inspector que se encargará de darle seguimiento a su trámite y avisarle cuando la inactivación queda lista. En mi caso, el trámite fue muy rápido, duró unos tres días y la inspectora que me asignaron se mantuvo en comunicación constante conmigo.

Instituto Nacional de Seguros

Dado que las pólizas de Riesgos del Trabajo son anuales y se pagan por adelantado, lo ideal no es cancelar la póliza, sino más bien en el último mes laboral indicar en la planilla la salida de los empleados (opción: salió en el mes) y luego presentar las planillas con cero empleados por los meses siguientes hasta que la póliza llegue a su vencimiento y ya no se renueve.

No es necesario “hacer” la planilla, sólo deben ingresar a RT Virtual y seleccionar la opción Registrar sin trabajadores

No es necesario “hacer” la planilla, sólo deben ingresar a RT Virtual y seleccionar la opción Registrar sin trabajadores

Si desean cancelar la póliza, es posible hacerlo pero el proceso es mucho más complejo porque se requiere presentar una carta firmada por el responsable de la póliza, solicitando poner fin a la póliza, copia de la cédula del dueño de la póliza, personería jurídica y pagar una multa por finalización anticipada, entre otros.

Así que mejor dejarla es presentarla con cero empleados todos los meses hasta el vencimiento, eso sí cuidado se les olvida presentar la planilla.

Otros servicios a cancelar

Quise agregar esta sección para mencionar algunos servicios que creí que sería sencillo de cancelar, pero resultaron un verdadero dolor de cabeza.

Me refiero al servicio de seguridad y monitoreo (alarma de un local comercial) y el servicio de internet. Jamás creí que el proceso sería más sencillo en la CCSS y el INS que una empresa que brinda servicios comerciales y se supone sabe de servicio al cliente.

Aquí es donde me doy cuenta el montón de trabas que ponen algunas compañías para evitar a toda costa que suspendamos los servicios. Por lo fácil que es solicitar un servicio, el retiro es inversamente proporcional.

Supongo que lo hacen difícil para que, según ellos, uno desista de la idea de retirar el servicio. A mí más bien me quedó una mala impresión de las empresas, que me hace no querer contratarles servicios nuevamente.

En ambos casos me topé con una falta de sentido común y no culpo a los agentes de servicio al cliente, ellos están ahí siguiendo instrucciones inflexibles. Esto es tema de las gerencias pero bueno, si tienen servicio de monitoreo de seguridad e internet acá van los requisitos que tuve que llevar a cada una.

Servicio de monitoreo de seguridad (alarma)

Cuando uno contrata estos servicios, se firma un contrato que puede ser por uno, dos o tres años, resulta que si usted quiere cancelar el servicio antes de cumplido ese periodo es todo un dolor de cabeza, prepárese para que le saquen el contrato mil veces.

En mi caso el contrato era anual y faltaban seis meses para su vencimiento, así que la primera solución que me ofrecieron fue: pague los seis meses que por contrato tiene con el servicio, aún cuando no lo reciba. Mi respuesta fue: NO.

Segundo escenario: le vamos a hacer un descuento de 15% en los seis meses que por contrato le quedan porque tiene que pagarlos, está en el contrato que usted firmó. Mi respuesta fue: NO.

La tercera es la vencida y fue enviarle una carta al gerente general explicándole por qué no podíamos pagar por un servicio que no íbamos a recibir y apelando a su comprensión. Por dicha, el gerente tenía sentido común, nos perdonó los seis meses y logramos desinstalar el servicio sin tener que pagar los meses siguientes.

Así que mucho ojo con las fechas de renovación de esos contratos que indican, que para el retiro del servicio sin costo, es necesario avisar un mes antes de la fecha de vencimiento del contrato por medio de una carta en físico firmada por el propietario del servicio.

Servicio de internet

Para retirar el servicio de internet es importante conocer la fecha de facturación. En nuestro caso la factura se emitía por adelantado (en los primeros días de cada mes) y correspondía al cobro de ese mes.

Nuestro plan era retirar el servicio a fin de mes para no tener que pagar el siguiente mes que ya no se iba a usar el servicio, pero una serie de eventos desafortunados retrasó el proceso y el trámite fue efectivo hasta mediados del siguiente mes.

Los eventos desafortunados tuvieron que ver con la entrega incompleta de los equipos (nos faltaban unos cables) y luego la muchacha que tramita estas gestiones la enviaron a capacitación y ninguna de las otras personas que trabajan en esa sucursal podía encargarse del trámite.

Para cancelar el servicio de internet es necesario devolver los equipos, modem, cables y todo lo que les instalaron, TODO. Si les falta un cable, no le reciben los equipos y no se puede cancelar el servicio. Además deben llevar una carta indicando el motivo por el cual retiran el servicio debidamente firmada por el propietario del servicio y si es una sociedad, llevar personería jurídica vigente.

¿Qué se hace con la sociedad anónima o de responsabilidad limitada?

Hay varios caminos con respecto a las sociedades, cuál camino tomar va depender de cuáles sean sus planes. Acá es importante consultar con su abogado y contador para que lo asesoren sobre qué es lo mejor.

Si planea tener otros negocios puede mantener la sociedad, en nuestro caso, se decidió que la sociedad anónima debía disolverse, ya que no habría otros negocios en el corto y mediana plazo para esa sociedad.

Con ayuda de nuestro contador y abogada notaria comenzamos el proceso de liquidación y disolución de la sociedad anónima. El primer paso es nombrar un liquidador por medio de una asamblea extraordinaria, quien se encargará de hacer todos los procesos para disolver la sociedad, como cobrar créditos, vender bienes, entre otros.

El abogado notario se encarga de dar seguimiento al proceso y una vez liquidada la sociedad, verificar su estatus en el registro y en el Ministerio de Hacienda.

El proceso de cerrar una empresa se puede resumir en un conjunto de notificaciones para dar aviso a las entidades de que ya la empresa no está operando.

Nuevamente les recuerdo que este artículo está redactado según mi experiencia durante el proceso de cierre de nuestro negocio y pretende ser una guía. Los requisitos de cierre varían según la empresa, por lo que cada compañía es responsable de averiguar los requisitos correspondientes para el cierre de sus operaciones.